Con la legge N. 125/2008 in vigore dall’1.1.2012, la legge sulla trasformazione societaria è stata emendata e ampliata da una disposizione che consente alle entità giuridiche registrate sul territorio della Ue di trasferire la sede legale senza la necessità di trasformare la loro forma legale.
La procedura e i documenti richiesti per il trasferimento della sede legale sono diversi se il trasferimento avviene in Repubblica Ceca o fuori dal suo territorio. In questo articolo descriviamo nel dettaglio solo il trasferimento della sede legale sul territorio ceco.
Trasferimento della sede legale in Repubblica Ceca
Una entità giuridica straniera può trasferire la propria sede legale in Repubblica Ceca se cambia la sua forma in una società o cooperativa ceca e se dopo il cambiamento le relazioni giuridiche interne di tale società saranno soggette alla legge ceca.
La società in trasferimento non dovrà essere in liquidazione e nei riguardi della stessa non dovrà esserci alcun procedimento d’insolvenza in corso, in nessuno dei paesi membri. Nel caso di una delle suddette circostanze il trasferimento della sede legale non potrà aver luogo.
La legge sulle trasformazioni pone in risalto il principio del mantenimento del capitale sociale. Così, nel caso in cui i contributi degli azionisti al patrimonio non siano stati pagati in pieno, il periodo di tempo per tale pagamento dovrà corrispondere alla lunghezza massima indicata per la rispettiva società dalla legge ceca. Per esempio, per le società a responsabilità limitate non dovrà eccedere i cinque anni dalla costituzione.
Se la società cambia la propria forma per divenire una società a responsabilità limitata o una società per azioni, allora è obbligata a far valutare i propri asset da un esperto indicato dalla legge, alla data del progetto di trasformazione. In tal caso il patrimonio netto non potrà essere maggiore del valore degli asset riportati nella valutazione dell’esperto. Nel caso fosse disponibile una valutazione espressa da un esperto proveniente da un altro paese membro della Unione Europea, in rispetto delle norme stabilite dalla Ue sulla valutazione dei conferimenti non monetari alle società per azioni, gli asset non dovranno essere valutati anche da un esperto ceco.
Procedura di trasferimento
Dato che il trasferimento della sede legale è una forma di trasformazione, è anche necessario compilare un progetto di trasformazione in accordo con la giurisdizione del paese in cui è locata la società. Questo progetto di trasformazione dovrà essere pubblicato secondo le leggi di tale paese.
In aggiunta ai requisiti richiesti dalle rispettive giurisdizioni, il progetto di trasformazione dovrà riportare, attenendosi alla legge ceca, la forma della società sul territorio ceco, il nome della società, l’ammontare del capitale sociale (è necessario ricordare e rispettare il principio di cui sopra di mantenere il capitale sociale e se si verificano eventuali differenze tra il valore effettivo e previsto per legge del capitale, la differenza deve essere pagata senza indebito ritardo), la prevista sede legale sul territorio ceco, il piano di trasferimento, i previsti documenti di fondazione nonché motivati aspetti legali e commerciali ed altre conseguenze del trasferimento per gli azionisti, i creditori e gli impiegati (nel caso ci fossero).
Dopo l’adempimento di tutti i requisiti legali per il trasferimento, previsti dalla giurisdizione del paese di provenienza, la società dovrà inviare tutti i documenti a conferma di questo ad un ufficio notarile ceco. I documenti richiesti dall’ufficio notarile sono (i) un atto pubblico che attesti l’adempimento di tutti i requisiti richiesti per il trasferimento, (ii) i documenti fondativi (non più vecchi di sei mesi), e (iii) una valutazione fatta da un esperto indicato dalla legge, riportante il valore degli asset alla data in cui venne effettuato il progetto di trasformazione. L’ufficio notarile controllerà che tutti i requisiti legali siano raggiunti e, nel caso, pubblicherà un certificato. Il trasferimento potrà essere registrato al registro commerciale solo basandosi su tale certificato.
L’inserimento della società spostata nel registro commerciale include l’informazione del trasferimento della sua sede legale, e in aggiunta alle informazioni generali anche la precedente sede legale e la precedente registrazione nel registro commerciale prima del trasferimento.
La modifica diventa effettiva alla data della registrazione della società nel registro commerciale ceco, o alla data della cancellazione della precedente registrazione nel rispettivo registro straniero, nel caso questa costituisca un cambio di forma giuridica.
Il trasferimento della sede legale rappresenta un modo di ridurre i costi del trasferimento di una società da un paese ad un altro, visto che non è necessario liquidare la società nel paese di provenienza per poi fondare una nuova società nel paese di destinazione. Questa soluzione permette anche di guadagnare tempo, dato che il registro commerciale ceco non prevede lunghi periodi per tale procedura.
As effective from 1.1.2012 Act No. 125/2008 Coll., the Transformation act was amended and extended by provision allowing legal entities registered within the territory of European Union to relocate their registered office without the requirement to transform their legal form.
The procedure and required documents for relocation of the registered office are different for the relocation to and outside of the territory of the Czech Republic. In this article we describe in detail only the possibility of inward relocation to the Czech Republic.
Relocation of the registered office to the Czech Republic
Foreign legal entity might relocate its registered office to the Czech Republic if it changes its form to a Czech company or cooperative and if after the change the internal legal relations of such company would be governed by Czech law.
The relocating company shall not be in liquidation and there shall not be any commenced insolvency proceedings against such company within any of the member countries. If any of the above mentioned circumstances occurs the relocation can not be performed.
In the Transformation act great emphasis is given to the principle of maintaining the registered capital. So, in case the shareholders contributions to the equity of the relocating company had not been paid in full, the time period for the payment shall already correspond to the maximum length of such periods stated for the respective form of company by Czech law. For example, payment period for limited liability company shall not exceed five years from the incorporation of the company.
If the company changes its form to a limited liability company or a joint stock company, then it is obliged to evaluate its assets by an expert appointed by court, as of the date of transformation project was made. In such case equity can not be higher than the value of the assets set in the expert report. Expert report from another member country of the European Union can be used as well, provided that it complies with the rules set out by respective regulation of the European Union on evaluation of non-monetary contributions to joint stock companies and then the assets does not have to be evaluated again in a report made by Czech expert.
Procedure of relocation
As relocation of the registered office is a form of transformation, it is also necessary to compile a transformation project in accordance with the jurisdiction of the country where the company is located. This project has to be published according to laws of such country.
In addition to the requirements of respective jurisdiction, the transformation project shall according to Czech laws contain - form of the company on Czech territory, business name, amount of the registered capital (it is necessary to remember and abide the aforementioned principle of maintaining the registered capital and if any differences between the actual and legally required amount of capital occur, the difference has to be paid without undue delay), intended registered office in the Czech Republic, schedule of relocation, intended founding documents and also reasoned legal and business aspects and any other consequences of the relocation for the shareholders, creditors and employees (if the company has any).
After fulfilment of all legal requirements for relocation set by jurisdiction of the home country, the company would send all documents proving such facts to a Czech notary public. Documents required by the Notary Public are (i) a public deed proving fulfilment of any and all requirements for the relocation, (ii) founding documents (no older than 6 months), and (iii) expert report stating the value of assets as of the date when the transformation project was made. The Notary Public would check if all legal requirements were met and if so, the notary public would issue a certificate. The relocation can be registered with the Commercial Register only based on such certificate.
Entry of the relocated company in the Commercial register includes the information, that the company relocated its registered office and in addition to the general information also the former registered office and entry in the former Commercial Register before the relocation.
The change becomes effective as of the date of registration of the company with Czech Commercial Register, or as of the date of deletion of former entry in respective foreign register, if regarding the respective jurisdiction such deletion constitutes changes of legal form.
Relocation of the registered office represents a way to reduce costs of relocation of business from one country to another, as it is not necessary to liquidate company in the home country and then establish a new company in the target country. This solution is also relatively time-saving as the Czech Commercial register does not presume any longer periods for such procedure.
Avv. Martin Holub - Studio Legale Safra & Partneri / Martin Holub (Attorney) - Law Firm Safra & Partneri